ERP-Einführung: der große Ratgeber zu allen wichtigen Fragen

Die ERP-Einführung ist eine wichtige und zugleich komplexe Maßnahme für Unternehmen. Es ist daher verständlich, dass bei Entscheidern, Verantwortlichen und Mitwirkenden regelmäßig eine ganze Reihe von Fragen auftreten. Ihnen geht es genauso? Dann ist dieser umfassende Ratgeber die optimale Informationsquelle für Sie. Er beantwortet alle FAQ rund um die Einführung eines ERP-Systems – von der Software-Auswahl bis zur Projektumsetzung, für On-Premise-Software ebenso wie für Cloud-Lösungen. 
 

Was ist ERP? 

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Dabei handelt es sich um eine unternehmerische Aufgabe, welche die zeit- und bedarfsgerechte Planung, Steuerung und Verwaltung aller Unternehmensressourcen umfasst. Zu den Ressourcen zählen Personal, Kapital, Material, Betriebsmittel, Informationstechnik und Daten.

ERP zielt außerdem darauf ab, effiziente Wertschöpfungsprozesse zu gewährleisten und die Abläufe im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. 

Was ist ein ERP-System? 

Ein ERP-System ist eine Software, die Unternehmen beim Enterprise Resource Planning, also bei der Planung, Steuerung und Verwaltung ihrer Ressourcen, unterstützt. Hierzu bildet das System diese Ressourcen und auch Geschäftsprozesse zentral ab. Je größer der Funktionsumfang einer ERP-Software, desto mehr Unternehmensbereiche kann diese abdecken. Beispielsweise unterstützt ERP häufig die Abläufe im Einkauf, in der Materialwirtschaft, im Vertrieb, im Rechnungswesen und in der Produktion. Zudem stellen viele ERP-Lösungen Funktionen für das Controlling- und Berichtswesen bereit. Charakteristisch für ERP ist die Tatsache, dass Mitarbeiter aus all den genannten Bereichen auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen. Dies ermöglicht eine abteilungs- und standortübergreifende Planung und Durchführung von Prozessen. 

Warum benötigt mein Unternehmen ein ERP-System? 

Sobald ein Unternehmen wächst, steigt naturgemäß die Anzahl der Kunden, Mitarbeiter, Produkte und Services. Es wird dann immer schwieriger, die wachsende Datenmenge und die steigende Komplexität der Prozesse effizient zu verwalten. Manuelle Ansätze, Hilfsmittel wie Excel oder unzureichend integrierte Insellösungen stoßen schnell an ihre Grenzen. Nur mit einem System, das alle wichtigen Daten und Prozesse zentral bereitstellt, lässt sich das wachsende Unternehmen optimal planen, steuern und überwachen. Daher hat ERP-Software bereits für kleine Betriebe Relevanz. Im Mittelstand ist sie heute sogar obligatorisch. Davon abgesehen gilt ERP als Rückgrat der digitalen Transformation – ein weiterer wichtiger Grund, sich mit der Einführung auseinanderzusetzen. 

Woran erkenne ich, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist? 

Es gibt verschiedene Anzeichen, die darauf hindeuten können, dass das bislang eingesetzte ERP-System an seine Grenzen stößt und die Zeit für einen ERP-Wechsel gekommen ist.  

Zeichen dafür, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel wird: 

• Die Performance des bisherigen ERP-Systems ist unzureichend. 
• Die Software schafft es nicht mehr, die steigenden Datenmengen (effizient) zu verwalten. 
• Das System lässt sich nur unzureichend an Drittsysteme und externe Partner anbinden. 
• Moderne Features wie Mobile Apps und Self-Service-Analysen fehlen. 
• Die Anpassung an neue (betriebswirtschaftliche oder auch gesetzliche) Anforderungen dauert zu lange und verursacht regelmäßig einen enormen Aufwand. 
• Die Prozesse lassen sich nicht mehr (oder nicht mehr in Gänze) im System abbilden. 
• Die Anwender beschweren sich über eine mangelhafte Benutzerfreundlichkeit. 

Welche Vorteile bringt ein ERP-System? 

Die Einführung eines modernen, leistungsfähigen ERP-Systems bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Allen voran werden die Geschäftsprozesse optimiert. Dies führt zu schnelleren Durchlaufzeiten, geringeren Aufwänden, Kostensenkungen und höherer Kundenzufriedenheit. Ein großer Vorteil ist außerdem die zentrale Datenbasis. Sie gewährleistet, dass alle Prozessbeteiligten auf der Grundlage einheitlicher, aktueller und korrekter Informationen zusammenarbeiten. Dies wiederum reduziert den Aufwand für die Informationssuche und vor allem die Fehlerquote in den Prozessen. Neben einer verbesserten Zusammenarbeit der Abteilungen steigert ERP-Software außerdem die operative und strategische Transparenz: Es ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich bestimmte Vorgänge und Prozesse befinden. Zudem lässt sich die aktuelle betriebswirtschaftliche Situation in Echtzeit aus verschiedensten Blickwinkeln analysieren und beurteilen. 

Vorteile von ERP-Software sind zum Beispiel: 

• Optimierung der Geschäftsprozesse 
• Kostensenkung 
• Schnellere Durchlaufzeiten 
• Geringere Aufwände 
• Zentrale und aktuelle Datenbasis 
• Verbesserte Zusammenarbeit der Abteilungen 
• Steigerung der operativen und strategischen Transparenz 
• Weniger Zeit für Informationssuche 
• Verbesserung der Fehlerquote 
• Analyse von Daten in Echtzeit 
• Besserer Service und stärkere Kundenorientierung 
• Höhere Kundenzufriedenheit 
• Schnellere Einarbeitung und Mitarbeitermotivation 
• Effizienterer Ressourceneinsatz 
• Papierlose Prozesse 
• Compliance-Vorteile: Einhaltung von internen Richtlinien und Gesetzen 
• u.v.m. 

Wie gehe ich bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems vor? 

Die ERP-Auswahl sollte stets als strukturierter Prozess und gewissenhaft erfolgen, um das Risiko von Fehlentscheidungen zu minimieren. Ausgehend und unterstützt von der Geschäftsleitung wird zunächst das ERP-Projekt aufgesetzt. Dies beinhaltet die Zusammenstellung eines Projektteams, die Zieldefinition, die Zeitplanung und die Bestimmung des Budgets. Danach gilt es, die bestehenden Organisationsstrukturen und Prozesse aufzunehmen und zu untersuchen. Das Ziel sollte es an dieser Stelle sein, Schwachstellen und Optimierungspotenziale bereits in dieser frühen Phase zu identifizieren. Andernfalls besteht die Gefahr, dass suboptimale Prozesse in die neue Software übernommen werden und sich dadurch sogar noch weiter manifestieren. 

Im nächsten Schritt sollten dann die Anforderungen des Unternehmens und seiner Abteilungen zusammengetragen werden. Dokumentiert werden diese idealerweise in einem sogenannten Lastenheft, welches die spätere ERP-Auswahl unterstützt.  

Schritte zur ERP-Auswahl

• ERP-Markt sondieren 
• Lastenheft mit den Anforderungen des Unternehmens erstellen  
• Vorauswahl potenziell geeigneter ERP-Anbieter treffen („Longlist“) 
• Lastenheft an Anbieter versenden mit Bitte um Angebotserstellung  
• Vorauswahl reduzieren 
• Anbieterpräsentationen sichten, möglicherweise Testversionen nutzen 
• Anbieterkreis weiter einschränken („Shortlist“) 
• Weitere Workshops für Detailklärungen durchführen 
• ERP-Anbieter final auswählen 

Welche Kriterien und Erfolgsfaktoren sollte ich bei der ERP-Auswahl berücksichtigen? 

Im ERP-Auswahlprozess sollten Entscheider eine Reihe von Kriterien berücksichtigen. Allen voran steht die Frage, inwiefern ein ERP-System mit seinem Funktionsumfang die individuellen Anforderungen abdecken kann. Je höher der Deckungsgrad, desto besser. Im Vorteil sind an dieser Stelle häufig ERP-Lösungen mit breitem Funktionsumfang und vielen Anpassungsmöglichkeiten. Allerdings sollte die Software auch nicht so komplex sein, dass sie das Anwenderunternehmen überfordert. 

Wichtige ERP-Auswahlkriterien sind: 

• Funktionsumfang: An vorderster Stelle steht die Frage, ob die ERP-Software alle benötigten Funktionen mitbringt, die für das Unternehmen unabdingbar sind. 
• Individualisierbarkeit und Flexibilität: Die Lösung sollte es ermöglichen, Geschäftsprozesse individuell zu gestalten und bei Bedarf schnell anzupassen. Hilfreich sind hier sogenannte Low-Code-Tools, bei denen Änderungen auch ohne ausgeprägtes IT-Know-how einfach und zeitnah umsetzbar sind – gerade auch angesichts des gegenwärtigen Fachkräftemangels. 
• Branchen-Know-how: Anbieter mit viel Erfahrung in der eigenen Branche sind häufig vorteilhaft und bringen wertvolle Best Practices ins Unternehmen. 
• Internationalität: Viele Unternehmen sind international aufgestellt oder planen entsprechende Entwicklungen. Das ERP-System sollte daher mehrere Mandanten, Sprachen und Währungen unterstützen. 
• Mobile Einsetzbarkeit: Die Software sollte ortsunabhängig verfügbar sein. Ideal ist außerdem die Verfügbarkeit von mobilen Apps für bestimmte Aufgaben. 
• Offene Architektur: Das System sollte sich problemlos mit anderen Lösungen verbinden lassen. 
• Usability: Die Lösung sollte intuitiv und komfortabel bedienbar sein. 
• Releasefähigkeit: Trotz individueller Anpassungen sollten Releasewechsel einfach und problemlos durchgeführt werden können. 
• Zukunftssicherheit: Sowohl was die Weiterentwicklung der Software und der Einsatz von modernen Technologien als auch was die Zukunftsfähigkeit des ERP-Anbieters angeht, sollte die Lösung gut aufgestellt und fit für die Zukunft sein. 

Wer sollte am ERP-Auswahlprozess beteiligt sein? 

Ein ERP-System sollte die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder erfüllen. Dies ist zunächst die Geschäftsleitung, die mithilfe von ERP ihre strategischen Ziele erreichen möchte. Hinzu kommen die einzelnen Fachbereiche, welche ein Interesse an optimalen Prozessen im operativen Geschäft haben. Nicht zuletzt ist die IT-Abteilung zu nennen, die ebenfalls spezifische Anforderungen mitbringt – beispielsweise in puncto Betrieb, IT-Sicherheit und Datenschutz. An der ERP-Auswahl sollten also sowohl die Geschäftsführung als auch Fachbereichsverantwortliche und ein Mitglied der IT beteiligt sein. Fehlt ERP-Expertise im eigenen Haus, so kann zusätzlich ein unabhängiger ERP-Berater hinzugezogen werden. 

Welche Risiken gibt es bei der ERP-Einführung? 

Eine ERP-Einführung kann auch mit Risiken verbunden sein. Am schwerwiegendsten ist es, wenn ein System ausgewählt und eingeführt wird, das nicht zu den eigenen Anforderungen passt. Dies würde dazu führen, dass Prozesse ins Stocken geraten oder nur mit Mehraufwand weitergeführt werden können. Minimieren lässt sich dieses Risiko durch einen professionellen und sorgfältigen Auswahlprozess. 

Weiterhin kommt es immer wieder vor, dass das ERP-Projekt den geplanten Zeit- und/oder Budgetrahmen überschreitet. Auch hier spielt die Vorbereitung eine wichtige Rolle. So sollten die zu erwartenden Kosten realistisch kalkuliert und der Zeitaufwand nicht unterschätzt werden. Zudem ist es wichtig, das Projekt mit genügend personellen Ressourcen auszustatten und den Beteiligten ausreichend zeitliche Freiräume zu geben. 

Risiken der ERP-Einführung und passende Vorbeugungsmaßnahmen sind folgende: 

Wie gehe ich bei der Einführung eines neuen ERP-Systems vor und wie lange dauert die ERP-Einführung? 

Ein ERP-System sollte immer unter Anwendung bewährter Projektmanagement-Methoden eingeführt werden. Neben dem klassischen Ansatz einer Projektplanung mit aufeinanderfolgenden Phasen und Meilensteinen („Wasserfallmodell“) kommen immer häufiger auch hybride und agile Methoden zum Einsatz. 

Wie lange eine ERP-Einführung dauert, kann pauschal nicht beantwortet werden. Die Dauer variiert von wenigen Monaten bis zu über einem Jahr. Abhängig ist die Projektlaufzeit unter anderem von der Komplexität der Prozesse, den Anforderungen und den notwendigen Individualisierungen. Außerdem wird die Dauer vom Engagement und der Kooperation der Beteiligten beeinflusst. 

Besonders effizient lässt sich eine ERP-Einführung in der Regel gestalten, wenn der Anbieter über eine bewährte Implementierungsmethodik, unterstützende Tools und Templates verfügt. 

Welche Funktionen und Prozesse deckt eine ERP-Software in der Regel ab? 

ERP-Systeme können sich im Funktionsumfang zum Teil erheblich voneinander unterscheiden. Typischerweise deckt ERP-Software jedoch folgende Unternehmensbereiche und Features ab: 

Welche Betriebsmodelle gibt es für ein ERP-System? 

ERP-Software wird grundsätzlich in drei Betriebsmodellen angeboten: Cloud, On-Premise und hybrid. Bei der Cloud-Variante werden das System und die Daten außerhalb des Unternehmens (meist beim Anbieter) gehostet. Beim klassischen On-Premise-Modell erfolgen Installation, Betrieb und Wartung vor Ort auf den eigenen Servern eines Unternehmens. Der Hybrid-Betrieb stellt eine Sonderform dar, nämlich einen Mix aus Cloud und On-Premise. Häufig werden dabei besonders sensible Daten intern gespeichert und verarbeitet, während unkritischere Informationen in der Cloud liegen. 

Sollte ich mich für Cloud oder On-Premise entscheiden? 

Beide Betriebsmodelle haben ihre individuellen Stärken, jedes Unternehmen muss letztlich selbst entscheiden, welcher Ansatz besser zu den eigenen Bedürfnissen passt. Bei der On-Premise-Variante haben Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und oft mehr Anpassungsmöglichkeiten, aber auch einen vergleichsweise hohen IT-Aufwand. Bei Cloud-ERP-Systemen fallen keine Kosten für eigene Server an. Gezahlt wird im transparenten Abo-Modell. Auch muss sich das Unternehmen nicht um Wartung und Updates kümmern. Weiterhin sind Cloud-ERP-Lösungen per se mobilfähig. Allerdings verlassen sensible Informationen das eigene Haus. Zudem erfordern Cloud-Lösungen eine performante, stabile Internetverbindung, um reibungslos zu funktionieren. 
 

Wie unterstützt ein ERP-System die Digitalisierung? 

Ein ERP-System kann als Rückgrat der Digitalisierung bezeichnet werden. Denn es verbannt Papier aus den Prozessen, indem es Vorgänge digital abbildet. Darüber hinaus dient ERP-Software als Datendrehscheibe für die End-to-End-Digitalisierung von Prozessen. Mithilfe von Konnektoren verbindet sie angrenzende Bereiche wie die Produktion, die Logistik, Lieferketten und Kunden, sodass Prozesse über die Grenzen von Abteilungen und Unternehmen hinweg digitalisiert werden können. 

Kann ein ERP-System die individuellen Anforderungen meines Unternehmens abbilden? 

Ein gutes ERP-System besitzt umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten, um spezifische Anforderungen eines Unternehmens oder einer Branche abzubilden – beispielsweise via Customizing oder mithilfe von No-Code- bzw. Low-Code-Tools. Wichtig ist allerdings, dass es sich um eine Standardsoftware handelt, die trotz der vielfältigen Anpassungen releasefähig bleibt.  

Welche Rolle spielt Low Code / No Code in Bezug auf die Individualisierbarkeit von ERP-Systemen? 

Die Ansätze Low Code und No Code liegen im Trend – auch im ERP-Umfeld. Ihr Vorteil besteht darin, dass Fachabteilungen erforderliche Anpassungen in Eigenregie durchführen können. Spezielles IT-Know-how ist dafür nicht notwendig. Somit müssen die Fachbereiche nicht länger auf die Unterstützung durch den ERP-Anbieter oder die eigene IT-Abteilung warten, um Prozesse und Funktionen anders zu gestalten. Gerade angesichts des Fachkräftemangels ein deutlicher Pluspunkt. 
 

Welche ERP-Lösungen bzw. welche ERP-Anbieter sind für unser Unternehmen am besten geeignet? 

Neben fachlichen und funktionalen Anforderungen sollten ERP-Anbieter einige weitere Eigenschaften besitzen, die sie zum idealen Partner macht. Zu nennen sind hier vor allem eine Kooperation auf Augenhöhe, ein zukunftssicheres Konzept (sowohl technologisch als auch wirtschaftlich) und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Systeme. Idealerweise können Kunden die zukünftige Entwicklung sogar mitgestalten – etwa über Kundengremien. 
 

Was kostet eine ERP-Software? Wie setzen sich die Kosten zusammen? Mit welchem Budget müssen wir rechnen? 

Der Preis von ERP-Software wird von mehreren Faktoren beeinflusst. Hierzu zählen der Funktionsumfang, die Anzahl der Standorte und Nutzer sowie das Betriebsmodell. Letzteres entscheidet auch maßgeblich über die Kostenzusammensetzung. Bei der On-Premise-Variante kommen hohe Anfangsinvestitionen auf Unternehmen zu, da Server-Hardware und Lizenzen gekauft werden müssen. Somit liegt der Schwerpunkt hier auf Kapitalkosten (Capex). Bei Cloud-Software sind die Anfangsinvestitionen gering, da die Lösung quasi abonniert wird. Hierfür werden regelmäßig (meist monatlich) definierte Gebühren fällig, welche alle notwendigen Services beinhalten. Dadurch entstehen vor allem Betriebskosten (Opex). 

Können bestehende Anwendungen und Systeme an die ERP-Lösung angebunden werden? 

Gute ERP-Systeme sind offen gestaltet. Sie verfügen über Schnittstellen und Konnektoren, um sie nahtlos mit bestehenden Drittanwendungen (zum Beispiel E-Commerce-Lösungen, Dokumentenmanagement, Produktdatenmanagement, Logistikdienstleister etc.) zu verbinden. Dies gilt heute im Übrigen auch für Maschinen und Anlagen in der Produktion, die sich im sogenannten IoT (Internet of Things) befinden. 

Können die Daten aus dem Altsystem übernommen werden? Wie erfolgt die Datenmigration? 

In aller Regel können bestehende Stamm- und teils auch Bewegungsdaten aus einem Altsystem in das neue ERP übernommen werden. Meist werden die Daten dazu aus dem Vorgängersystem extrahiert und bereinigt. Danach erfolgt ein Mapping, mit dem definiert wird, wo die einzelnen Daten im neuen System ankommen sollen. Dann kann die Migration mit speziellen Tools oft automatisch durchgeführt werden. Nur bei Fehlern ist menschliches Eingreifen erforderlich. 

Wie lange dauert es, bis sich die ERP-Investition rechnet? 

Um zu berechnen, ab welchem Zeitpunkt sich eine ERP-Investition wirtschaftlich lohnt, müssen mehrere Faktoren betrachtet werden. Verschiedene Kennzahlen sollen helfen, zu ermitteln, wann sich die ERP-Investition rechnet, beispielsweise der Return on Investment (ROI), die Gesamtkosten bzw. Total Cost of Ownership (TCO) oder die Amortisationsdauer.  

Neben den Kosten werden beispielsweise die folgenden finanziellen Mehrwerte, die ERP-Software generiert, untersucht: 

• Zeitersparnisse durch Entfall aufwendiger manueller Tätigkeiten 
• Vermeidung von doppelter Datenerfassung 
• Geringerer Suchaufwand 
• Kürzere Durchlaufzeiten 
• Optimierte Lagerbestände 
• Mehr Kundenorientierung, dadurch höhere Umsätze 
• Identifikation bislang verborgener Verbesserungsmöglichkeiten 

Diese Aspekte sollten bewertet und sodann den Kosten gegenübergestellt werden, um eine seriöse ROI-Berechnung anzustellen. 

Warum sollte man gerade jetzt/in Krisenzeiten in ein ERP-System investieren? 

Viruspandemie, unterbrochene Lieferketten, Rohstoffknappheit, Kriege, Inflation und Rezession: Unternehmen bewegen sich seit einigen Jahren permanent im Krisenmodus. Gerade in solchen Zeiten ist es sinnvoll, sich mit der Implementierung eines ERP-Systems zu befassen. Denn ERP hilft, Kosten zu kontrollieren, Einsparpotenziale zu finden, Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen, die Supply Chain zu steuern und das Lager zu optimieren. Weiterhin unterstützt es mobiles Arbeiten. Außerdem liefert ERP die notwendige Transparenz, um auch in schwierigen Zeiten fundierte Entscheidungen zu treffen. Nicht zuletzt sind moderne ERP-Lösungen sehr flexibel, wodurch Unternehmen ihre Prozesse schnell an neue Gegebenheiten anpassen können. 

Wie kann ein ERP-System dabei helfen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken? 

Viele Unternehmen haben personelle Engpässe. Know-how wandert ab und offene Stellen lassen sich nur schwer besetzen. Dieser Problematik lässt sich mit einem ERP-System entgegenwirken. Denn gute Lösungen verschlanken und automatisieren Prozesse, wodurch das Personal entlastet wird. Weiterhin wird eine optimierte Ressourcen- und Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dem Mangel an IT-Fachkräften kann zudem mit No Code- und Low-Code-ERP-Tools sowie mit Outsourcing an den ERP-Anbieter (Managed Services) begegnet werden. Ebenso wirkt eine moderne, intuitive IT-Umgebung attraktiv auf Fachkräfte und vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeiter. 

Welche Ressourcen brauche ich intern? Bieten ERP-Anbieter Serviceleistungen an? 

Ein ERP-System lässt sich theoretisch auch mit sehr geringen internen Ressourcen betreiben. Dies liegt an den umfangreichen Managed Services, die viele ERP-Anbieter, deren Partner und externe ERP-Dienstleister heute anbieten. Zu diesen Services gehören u.a. Implementierung, Support, Administration, Betrieb, IT-Sicherheit, Projektmanagement und Entwicklung. 

Wie zukunftssicher ist meine ERP-Investition? 

Damit eine ERP-Investition als zukunftssicher eingestuft werden kann, müssen mehrere Punkte erfüllt sein. Zunächst sollte gewährleistet sein, dass der Anbieter auch noch in vielen Jahren auf dem Markt aktiv ist. Hierfür muss er finanziell gut aufgestellt sein und über eine breite, langjährige gewachsene Kundenbasis verfügen. Zukunftsfähige Lösungen zeichnen sich außerdem durch den Einsatz moderner Technologien, offene Architektur, regelmäßige Updates und kontinuierliche Weiterentwicklung aufgrund der Kundenanforderungen aus.